Prowadzenie sekretariatu polega na odbieraniu telefonów, a także uzyskiwaniu informacji od dzwoniących, weryfikowaniu ich potrzeb, a potem kierowaniu ich na właściwe numery wewnętrzne, a także tworzeniu dla nich dokumentacji. To przez sekretariat można załatwić podpisanie umowy, rozmowę z dyrekcją, ale także dowiedzieć się kiedy będzie zrealizowana dostawa, albo czy dokumenty potwierdzające zostały już wysłane, czy nie. Praca w sekretariacie wymaga skupienia, a także wielu godzin pracy i zaangażowania, staranności i systematycznego układania pism i dokumentów. To praca dla osoby dobrze zorganizowanej, a także uporządkowanej, która potrafi dobrze rozplanować sobie plan dnia, a także ogarniać całą masę spraw i numerów telefonicznych.
Nagrywanie komunikatów
Ma to na celu przygotowanie powitania dla dzwoniących, a także odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. W zależności od tematu rozmowy, dzwoniący do firmy wybiera samodzielnie określoną opcję, w postaci numeru wewnętrznego. Potem jest kierowany do odpowiedniego działu, po to żeby jego sprawa została dalej poprowadzona przez konkretne osoby. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu, a także ograniczeniu pracy człowieka, może być to bardzo przydatne jeśli sprawy do załatwienie są najczęściej takie same, albo bardzo podobne. W dodatku to dużo tańsze rozwiązanie, niż zatrudnienie pracownika na etacie, co może być dość istotne dla małych firm, z małym kapitałem na początek.
Automatyzacja pracy
Automatyzacja pracy jest możliwa wszędzie tam, gdzie procesy działania są takie same, albo bardzo podobne. Biorąc pod uwagę składanie zamówień i ich realizację, odbywa się to podobnie. Najpierw wykonuje się telefon, a potem podaje określone pozycje i ilości zamawianych produktów. Kolejny etap, to pakowanie według listy, czyli zamówienia klienta. Zazwyczaj robi się to ręcznie dokładnie sprawdzając, co zostało zamówione, ale są już takie rozwiązania, które same potrafią przetwarzać dane. Jednym z nich jest właśnie wirtualny sekretariat który po odpowiednim zaprogramowaniu nie tylko może łączyć rozmówcę z określonym numerem, po wybraniu przez niego tonowo cyfry, ale także w niektórych przypadkach, wysłać plik z zamówieniem do komputera, a następnie wydrukować go.
Dodaj komentarz